TIETOSUOJASELOSTE


Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU 2016/679) luonnollisten henkilöiden suojelusta
henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta.

 

Rekisterinpitäjä

Nimi: Oy Valioravinto Ab
Osoite: Itänummenkatu 44, 68600 Pietarsaari
Muut yhteystiedot: valioravinto@valioravinto.fi

 

Tietosuojavastaava (jos nimitetty) tai tietosuojasta vastaava

Nimi: Janne Grahn
Osoite: Itänummenkatu 44, 68600 Pietarsaari
Muut yhteystiedot: janne.grahn@valioravinto.fi

 

Käsiteltävät henkilötiedot ja tietojen käsittelytapa

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja: Työntekijöiden ja asiakasyritysten yhteyshenkilöiden nimi, posti- ja sähköpostiosoite, puhelinnumero. Lisäksi käsittelemme työntekijöiden pankkiyhteystietoja, työnhakijoiden koulutus- ja työhistoriatietoja ja kiinteistössä kävijöistä muodostuvaa kulunvalvonnan videokuvaa. Tietoja käsitellään niitä varten hankituissa järjestelmissä, kuten palkanmaksun järjestelmässä ja toiminnanohjausjärjestelmässä. Tiedot sijaitsevat joko Valioravinnon työntekijöiden työasemilla tai ulkopuolisen palvelintarjoajan tuottamilla palvelimilla. Verkkosivuilla toteuttavien arvontojen yhteydessä tietoja säilytetään verkkosivutoimittajan (WordPress) palvelimella arvontaan asti, jonka jälkeen tiedot siirretään Valioravinnon palvelimelle. Uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä kerättyjä tietoja säilytetään MailChimp-työkalun palvelimilla.

Arvontoja varten tarvitsemme arvontaan osallistuvien nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Tietoja tarvitaan, jotta voimme ottaa yhteyttä voittajiin ja toimittaa heille arvonnan palkinnon. Voittajan tiedot voidaan palkinnon toimittamiseksi luovuttaa arvonnan yhteistyökumppaneille.

 

Tietojen käsittelyn oikeudellinen peruste

Palkanmaksussa ja työsuhteen hoidossa käsittelyperuste on lakisääteinen velvollisuus. Asiakaskontaktoinnissa ja markkinoinnissa käsittelyperuste on joko yrityksen oikeutettu etu tai suostumus.

Arvonnoissa ja uutiskirjeen lähettämisessä käsittelyperuste on aina suostumus. Tietojen keräämisestä ja käsittelystä kerrotaan aina arvontojen ja uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä. Osallistumalla arvontaan osallistuja antaa suostumuksensa arvonnassa tarvittavien henkilötietojen käsittelyyn. Arvonnassa ja uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä kerättyjä tietoja voidaan käyttää viestintään ja markkinointiin, ellei arvonnan yhteydessä tai uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä toisin ilmoiteta. Arvontaan osallistuja voi peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelylle ilmoittamalla siitä osoitteeseen valioravinto@valioravinto.fi. Uutiskirjeen tilaaja voi peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelylle perumalla uutiskirjeen tilauksen.

 

Tietojen käsittelyn käyttötarkoitus

Tietoja käsitellään vain käsittelyä varten nimettyyn tarkoitukseen. Näitä ovat palkanmaksu, rekrytointi, viestintä ja markkinointi, myynti, logistiikka, kulunvalvonta ja turvallisuus. Arvontojen yhteydessä tietoja tarvitaan, jotta arvonnan palkinnot voidaan toimittaa voittajille. Arvonnan yhteydessä kerättyjä tietoja ei käytetä markkinointiin.

 

Tietojen säilytysaika ja säilytysajan määrittelyperuste

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista. Ulkopuolisten käsittelijöiden käsittelemiä tietoja säilytetään pääsääntöisesti palvelusopimuksen voimassaoloajan. Arvontojen yhteydessä kerättyjä tietoja säilytetään, kunnes osallistuja peruuttaa suostumuksensa tai tietojen käsittelylle ei ole enää perustetta. Uutiskirjeen tilaajien tietoja säilytetään niin kauan kunnes tilaaja peruuttaa tilauksensa.

 

Mistä tiedot on saatu

Tiedot on pääosin saatu suoraan rekisteröidyiltä. Kulunvalvonnan osalta tieto kerätään videovalvonnalla.

 

Rekisteröityjen oikeudet saada tietoa tietojensa käsittelystä, oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelylle ja oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksessa mainituin ehdoin oikeus tietojensa poistamiseen, tarkastukseen tai korjaamiseen. Pyynnön voi toimittaa kirjallisena osoitteeseen valioravinto@valioravinto.fi. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuoja-asetuksessa mainituin ehdoin vastustaa hänen tietojensa käsittelyä ja kieltää rekisterinpitäjää julkaisemasta häntä koskevia tietoja ja hän voi kieltää tietojensa toimittamisen esimerkiksi arvontojen yhteistyökumppanille. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietojen käsittelystä valvovalle viranomaiselle, eli Suomen tietosuojavaltuutetulle.

 

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle tai kolmannelle osapuolelle

Tietoja voidaan siirtää uutiskirjeen toimittamista varten MailChimp-yhtiön Yhdysvalloissa sijaitseville, ja Euroopan komission hyväksymän riittävän tietosuojan tason varmistaville palvelimille. Arvontojen yhteydessä voittajien tiedot voidaan luovuttaa yhteistyökumppanille palkinnon toimittamiseksi. Muita kuin uutiskirjeen toimittamista varten kerättyjä tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

 

Tieto automatisoidusta profiloinnista ja siihen perustuvasta päätöksenteosta

Rekisteröidystä kerättyjen tietojen pohjalta ei tehdä automaattiseen profilointiin perustuvaa päätöksentekoa.

 

Tiedot organisatorisista ja teknisistä toimista tietojen käsittelyn suojaamiseksi

Henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, kulunvalvonta ja käyttäjävalvonta, järjestelmätoimittajien omat teknologiset turvatoimet. Valioravinnon henkilökunnalle on laadittu ohjeistus tietojen käsittelystä.